top of page

Privacy beleid

UITGANGSPUNTEN

De Soul2Goal Scan is een product van S-COPE BV. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacy-beleidsplan geven wij heldere uitleg over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Ons privacy-beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die S-COPE verwerkt van deelnemers, opdrachtgevers, leveranciers en andere geïnteresseerden. Indien u deelneemt aan een door S-COPE georganiseerde activiteit (scan, workshop, cursus of training) of om een andere reden persoonsgegevens aan S-COPE verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met dit privacy beleid te verwerken. Wij adviseren u om het privacy-beleidsplan door te lezen en te bewaren voor uw eigen administratie.

​

S-COPE werkt met het Xoet systeem. Op dat systeem is het Privacy beleid van Xoet van toepassing: zie https://xoetscan.nl/ en klik rechtsonder op de website op “Privacy”.

 

Begrippen

Hieronder worden enkele definities gegeven van veel gebruikte termen in dit privacy beleidsplan:

  • Persoonsgegeven: elk gegeven over een natuurlijke persoon of gegeven dat herleidbaar is tot een bepaalde persoon zoals voornaam, achternaam, emailadres, ip-adres of locatiegegevens.

  • Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling met betrekking tot het omgaan met persoonsgegevens, bijvoorbeeld verzamelen, vastleggen, verstrekken en vernietigen of archiveren.

  • Cookies zijn kleine stukjes informatie (bestandjes) die een website op uw apparatuur (bijvoorbeeld uw computer) achterlaat. De website instrueert de webbrowser waarmee u websites bekijkt (bijvoorbeeld Internet Explorer of Google Chrome) om deze cookies op uw apparatuur op te slaan.

  • IP-adres is een Internet Protocol adres dat verwijst naar een unieke bestemming op internet. Dit kan betekenen dat het IP-adres in bepaalde gevallen direct naar de computer van de bezoeker is te herleiden. Het IP-adres is essentieel om de pagina’s via internet naar de juiste computer te sturen.

 

1. Verantwoordelijke

Verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

 

S-COPE B.V.
Egelantiersgracht 64-II
1015 RM Amsterdam
KvK nummer: 66184924

​

Voor vragen over dit privacy beleid kunt u contact opnemen met S-COPE via info@s-cope.nl.

​

Wij garanderen dat uw privacy gewaarborgd is en we zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens. S-COPE houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De verwerking van uw persoonsgegevens is beperkt tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verstrekt.

​

Gronden van verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de wet, dit betreft;

  • Verwerking op grond van toestemming van de betrokkene

  • Verwerking van bijzondere persoonsgegevens worden enkel verwerkt op grond van schriftelijke (digitale) toestemming van de betrokkene of diens ouder/voogd

  • Wanneer verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst

  • Wanneer verwerking noodzakelijk is ter nakoming van een wettelijke plicht

Dit brengt met zich mee dat wij:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. De doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy-beleidsplan;

  • Om uw uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij u daar toestemming voor heeft gegeven en/of dit voortvloeit uit onze overeenkomst met u;

  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wijzen en deze respecteren.

 

2. Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers, opdrachtgevers, leveranciers, vertrouwenspersonen en andere geïnteresseerden

 

S-COPE verwerkt persoonsgegevens van deelnemers, opdrachtgevers, leveranciers, vertrouwenspersonen en andere geïnteresseerden. Dit gebeurt in overeenstemming met de gegeven toestemmingen, de overeengekomen opdracht voor het afnemen van de S-COPE scan en/of de overeengekomen opdracht voor een vervolgtraject, deelname aan een workshop, cursus, training of verzoek om informatie over onze producten en diensten.

​

  • Onder deelnemers wordt verstaan: iedereen die op eigen verzoek deelneemt aan een van onze activiteiten, zoals scan, training, workshop of begeleiding.

  • Onder cliënt(en) wordt verstaan: de opdrachtgever(s) waarvoor S-COPE één of meerdere activiteiten uitvoert. Deze opdrachtgever kan dezelfde zijn als de deelnemer, maar het kan ook een organisatie zijn. Bijvoorbeeld een sportclub- of vereniging, sportbond, gemeente of anderszins.

  • Onder leveranciers wordt verstaan: instanties die producten of diensten leveren aan S-COPE die benodigd zijn voor de uitvoering van onze werkzaamheden.

  • Onder vertrouwenspersoon wordt verstaan: een door de opdrachtgever aangestelde en/of ingehuurde persoon die één of meerdere deelnemers begeleidt in hun mentale talentontwikkeling en gezondheid en alle informatie die een deelnemer verstrekt strikt vertrouwelijk behandelt. Een vertrouwenspersoon is in de regel een gediplomeerde specialist op het gebied van persoonlijke ontwikkeling in de sport, zoals een sportpsycholoog, sportpedagoog of prestatiecoach.

 

Persoonsgegevens van deelnemers, opdrachtgevers, leveranciers en/of vertrouwenspersonen  worden door S-COPE verzamelt, verwerkt en gebruikt ten behoeve van de volgende doeleinden:

  • Stimuleren van mentale talentontwikkeling en gezondheid binnen sportclubs en -verenigingen;

  • Afname van de S-COPE Scan;

  • Verkrijging van toestemming van deelnemers en wettelijke vertegenwoordigers van deelnemers onder de 16 jaar voor deelname aan de S-COPE Scan;

  • Verwerking van de gegevens in gepersonifieerde rapporten met het doel de deelnemer en/of diens vertegenwoordiger(s) inzage te geven in zijn/haar resultaten;

  • Terugkoppeling van gepersonifieerde rapporten van deelnemers naar een vertrouwenspersoon voor zover hiervoor schriftelijke toestemming is gegeven door deelnemers of diens wettelijke vertegenwoordiger(s);

  • Verwerking van scoreresultaten in geanonimiseerde rapporten op teamniveau en/of sportclub/verenigingsniveau, met het doel dat de cliënt(en) inzicht krijgt/krijgen in de resultaten die als team en/of sportclub/vereniging zijn behaald;

  • Terugkoppeling van rapporten op team- en/of club/verenigingsniveau naar de cliënt(en);

  • Aanbeveling van trainingen, workshops en/of begeleiding naar aanleiding van resultaten in rapportages aan deelnemers, cliënten en/of vertrouwenspersonen;

  • Volgen van trainingen, workshops en/of begeleiding door cliënten en/of deelnemers;

  • Communicatie over producten en diensten, zoals de scan, rapportages, analyses, trainingen, workshops en begeleiding;

  • Administratieve doeleinden zoals facturatie, informatie of bestellingen;

  • Verzending van een (gepersonaliseerde) nieuwsbrief;

  • Sluiten van een overeenkomst en uitvoering van die overeenkomst;

  • Verdere doorontwikkeling van de S-COPE diensten (o.a. training, workshop, begeleiding) en (digitale) producten (o.a. scan, rapportages en analyses);

  • (Wetenschappelijk) onderzoek om vragen te beantwoorden over mentale talentontwikkeling en gezondheid in de (jeugd)sport. S-COPE anonimiseert Persoonsgegevens alvorens deze te delen met (wetenschappelijke) onderzoekers van universiteiten, hogescholen of andere kennisorganisaties.

  • Publicaties met algemene kennis over mentale talentontwikkeling en gezondheid in de (jeugd)sport en hoe dat te bevorderen. Gegevens in publicaties zijn niet te herleiden naar individuele personen.

 

3. Ten behoeve van bovenstaande doelstellingen kan S-COPE de volgende persoonsgegevens van u vragen (de eerste vijf punten worden niet bevraagd in de Soul2Goal Scan)

 

  • Naam;

  • Adres;

  • Telefoonnummer;

  • Emailadres;

  • Persoonlijk registratienummer;

  • Geslacht;

  • Leeftijd;

  • Geboortemaand;

  • Opleidingsniveau;

  • Lidmaatschap van sportclub/vereniging;

  • Reistijd naar sportclub/vereniging;

  • Ervaringen op sportclub/vereniging;

  • Sportprestaties;

  • Sportgegevens;

  • Gezondheidsgegevens;

  • Gedragsgegevens;

  • Persoonlijkheidsgegevens;

  • Psychosociale gegevens;

  • Gezinsgegevens;

  • Sociale omgevingsinvloed;

  • Welbevinden.

 

S-COPE verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Voor het verkrijgen van toestemming van deelnemers en van wettelijke vertegenwoordigers van deelnemers onder de 16 jaar.

  • Voor het berichten hoe persoonlijke terugkoppeling van individuele scoreresultaten na afname van de Soul2Goal Scan te verkrijgen en/of het toesturen van een rapportage met individuele scoreresultaten naar een deelnemer. In dat laatste geval kan ook om het persoonlijk registratienummer worden gevraagd. Deze is nodig om de individuele scoreresultaten uit de database te halen en een persoonlijke rapportage op te maken.

  • Uw naam, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor informatie over diensten en activiteiten van S-COPE in het algemeen, voor de verstrekking van de door u aangevraagde informatie of het afhandelen van de door u gestelde vraag, voor contact over de afgenomen dienst of de eventuele opzegging daarvan en voor het versturen van uitnodigingen in het kader van de uitvoering van deze dienst.

  • Uw naam en bankrekeningnummer wordt gebruikt om betalingen voor afgenomen producten of diensten af te wikkelen (scan, workshop, training, begeleiding en dergelijke).

  • Uw naam en e-mailadres gebruikt S-COPE om onze nieuwsbrief te versturen met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante informatie betreffende S-COPE en/of mentale talentontwikkeling en gezondheid. Afmelding voor deze mailing is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing zelf.

 

Verwerking van bepaalde persoonsgegevens geschiedt in een aparte database en niet in de database met gegevens uit de Soul2Goal Scan, met uitzondering van het persoonlijk registratienummer. Dit is nodig om een koppeling te kunnen maken met een deelnemer en zijn/haar resultaten uit de Soul2Goal Scan en deze ook naar hem/haar te versturen.

 

4. Verstrekking aan derden

  • U geeft toestemming dat uw geanonimiseerde resultaten worden verwerkt in rapportages op team- en/of club/verenigingsniveau en dat deze worden ontvangen door de cliënt(en) en/of vertrouwenspersonen. Resultaten op teamniveau betreffen de scores over alle deelnemers uit een team en resultaten op club/verenigingsniveau betreffen de scores over alle deelnemers uit de sportclub/vereniging. Deze zijn per definitie niet naar individuen te herleiden.

  • U geeft toestemming dat uw gepersonaliseerde resultaten worden verwerkt in een individuele rapportage en dat deze wordt ontvangen door een vertrouwenspersoon of andere derde, nadat u daar akkoord voor heeft gegeven in een toestemmingsformulier. Het staat u zelf vrij om uw eigen individuele rapportage te delen met derden.

  • U geeft toestemming dat een vertrouwenspersoon en/of de cliënt(en) persoonlijke registratienummers maken en koppelen aan uw naam in een database die zij in beheer hebben.

  • U geeft toestemming dat een vertrouwenspersoon en/of de cliënt(en) uw persoonlijke registratienummer (en niet uw naam en contactgegevens) delen met S-COPE voor het afnemen van de scan en/of het opmaken en versturen van individuele rapportages. U vult het persoonlijke registratienummer in voordat u de vragen in de Soul2Goal Scan beantwoordt. De verzamelde gegevens in de database van S-COPE zijn gekoppeld aan dit registratienummer en niet aan uw naam en contactgegevens. Dit is een extra veiligheidsmaatregel voor privacy bescherming. In de database zijn gegevens dus praktisch niet te herleiden naar u persoonlijk. Dat betekent ook dat S-COPE de gegevens niet of nauwelijks naar u kan herleiden.

  • U geeft toestemming dat S-COPE bij een vertrouwenspersoon en/of de cliënt(en) uw naam en contactgegevens kan opvragen indien dat om een bepaalde reden nodig mocht zijn. Bijvoorbeeld als S-COPE u moet contacteren over de afname van de S-COPE Scan en dat niet vanuit de vertrouwenspersoon en/of de cliënt(en) gebeurt en/of als S-COPE uw individuele rapportage naar u moet toesturen in plaats van dat de vertrouwenspersoon dat doet.

  • In bepaalde gevallen kan het voorkomen dat S-COPE werkt met de software en database van de cliënt(en), in plaats van met de eigen software en database. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een sportbond (KNVB). In dat geval geeft u toestemming dat uw gepersonaliseerde resultaten worden verwerkt in de software en database van de cliënt en dat individuele rapportages (kunnen) worden ingezien en/of ontvangen door de cliënt(en), nadat u daar akkoord voor heeft gegeven in een toestemmingsformulier.

  • U geeft toestemming dat S-COPE uw geanonimiseerde resultaten verstrekt aan (wetenschappelijke) onderzoekers van universiteiten, hogescholen of andere kennisorganisaties om vragen te beantwoorden over mentale talentontwikkeling en gezondheid in (jeugd)sport.

  • U geeft toestemming dat S-COPE uw geanonimiseerde resultaten publiceert en presenteert, al dan niet met derden, algemene kennis over mentale talentontwikkeling en gezondheid in de jeugdsport en hoe dat op basis van de onderzoeksgegevens. Gegevens in publicaties en presentaties zijn niet te herleiden naar u als persoon.

  • S-COPE geeft nooit persoonsgegevens door aan andere partijen zoals leveranciers waarmee wij geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij gedegen afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is. Verder kunnen wij alleen persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft of als dit voortvloeit uit onze overeenkomst.

 

4.1 Buiten de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Uitzondering vormen partijen die gevestigd zijn in landen waar de gegevensbescherming van een vergelijkbaar niveau is als vastgelegd in de AVG. In dit geval geldt een adequaatheidsbeslissing (artikel 45 van de AVG). 

 

4.2 Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of voogd (wettelijke vertegenwoordiger).

 

4.3 Bewaartermijn

S-COPE verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens gedurende de duur van de opdracht en tot maximaal vijf jaar na afloop hiervan. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

Geanonimiseerde persoonsgegeven bewaart S-COPE niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt.

 

5. Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Wij zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;

  • Wij zijn gehouden aan geheimhouding van uw persoonsgegevens;

  • Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

  • Wij anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens;

  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

  • Wij testen en evalueren regelmatig onze uitvoeringsmaatregelen;

  • Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt S-COPE gebruik van diensten van derden, de zogenaamde verwerker. Met de verwerker hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten.

  • We passen overige beveiligingsmaatregelen toe die wij nodig achten.

 

6. Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. In dat geval zullen wij u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

​

Ook heeft u het recht om een toestemming in te trekken voor een bepaalde verwerking. U kunt de toestemming intrekken door een e-mail te sturen naar info@s-cope.nl met daarin dat uw verzoek voor intrekking, de reden en het persoonlijke registratienummer. Binnen 4 weken ontvangt u een reactie.

 

7. Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten

  • Via de functionaris gegevensbescherming van S-COPE kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. S-COPE zal uw verzoek in behandeling nemen en u binnen een maand na ontvangst hierover informeren.

  • Indien u bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens als bedoeld in artikel 3, kunt u eveneens contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming.

  • Indien u klachten hebt over de wijze waarop S-COPE uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming.

  • Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit privacy-beleid kunnen eveneens worden gericht aan functionaris gegevensbescherming.

  • Bent u van mening dat uw klacht niet goed is afgehandeld? Dan kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

  • U kunt de functionaris gegevensbescherming bereiken via info@s-cope.nl.

 

8. Wijzigingen

Dit privacy-beleidsplan kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de website bekend gemaakt. Wij adviseren u om regelmatig het privacy-beleidsplan te raadplegen.

bottom of page